Coördinator Directiesecretariaat & Facilitaire Zaken (24 uur per week)

Over Save the Children
Ieder kind heeft het recht op een gelukkige jeugd. Daarom zet Save the Children alles op alles om het leven van kinderen - en daarmee de toekomst van onze samenleving - te verbeteren. Als grootste onafhankelijke kinderrechtenorganisatie ter wereld geven wij kinderen een gezonde start en de kans om te leren. En we beschermen kinderen tegen misbruik, verwaarlozing en uitbuiting. 

Hoe we dat doen? Met 25.000 medewerkers zetten wij ons in zo’n 120 landen in voor kinderen. Wij reageren op noodsituaties, realiseren duurzame ontwikkeling en zorgen dat de stem van kinderen wordt gehoord. We zijn overal waar kinderen ons nodig hebben. Ook op de moeilijkst bereikbare plekken. Elke dag weer. Onvoorwaardelijk.
Save the Children is in Nederland gevestigd in Den Haag. De organisatie bestaat uit de afdelingen Internationale Programma’s, Binnenlandprogramma, Lobby en Advocacy, Communicatie, Fondsenwerving, Finance en Control, en Interne Dienst en telt op dit moment ongeveer 90 medewerkers.   

Over de functie: 
Wij zoeken vanaf 1 januari 2021 een Coördinator Directiesecretariaat & Facilitaire Zaken. Je werkt binnen het team Secretariaat van de afdeling Interne Dienst. De afdeling wordt aangestuurd door de Manager Interne Dienst. De standplaats voor deze functie is ons kantoor in Den Haag. 

De directie kan op jou bouwen: je bent proactief in je ondersteuning dus je zoekt zelf waar je hen werk uit handen kunt nemen. Je hebt plezier in agendabeheer, notuleren en organiseren. Het team Secretariaat is hecht, collegiaal en werkt zelfstandig. Jij hebt je eigen taken, maar coördineert ook de bezetting en werkverdeling binnen het team. Zo nodig draai je zelf mee achter de receptie. Een prettige kantooromgeving haalt het beste uit onze medewerkers. Jij bent je daarvan bewust en zorgt ervoor dat het kantoor op orde is, de voorzieningen op peil en dat alle bijeenkomsten soepel verlopen. Je denkt mee en lost problemen op.  

In deze functie ben je verantwoordelijk voor: 
-    het faciliteren van de zelforganisatie binnen het team Secretariaat;
-    agendabeheer en ondersteuning van onze twee directieleden;
-    plannen en notuleren van de maandelijkse vergaderingen van het managementteam, inclusief het bewaken van de voortgang en de afhandeling van actiepunten; 
-    ondersteuning bij de planning, voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen van de directie met de Raad van Toezicht en de ondernemingsraad;
-    facilitaire zaken: de werkruimtes, de vergaderzalen en alle voorzieningen, bedrijfshulpverlening; 
-    de contacten met leveranciers voor onder meer schoonmaak, vervoer, secretariaat en archief;  
-    het organiseren van bijeenkomsten en evenementen, samen met de inhoudelijk verantwoordelijke collega’s. 

Gezien de samenstelling van het team nodigen we ook mannen van harte uit om te solliciteren. 

Over jou:
-    Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie; 
-    Je beschikt over een relevante opleiding (secretarieel of facilitair), op Hbo-niveau; 
-    Aantoonbare ervaring en affiniteit met notuleren en agendabeheer is vereist; 
-    Flexibiliteit in je werkdagen is gewenst, zodat je kunt inspringen als bezetting, vergaderingen of bijeenkomsten daarom vragen. Als achtervang voor het secretariaat is beschikbaarheid op de woensdag noodzakelijk. De managementteamvergaderingen zijn maandags, de Raad van Toezicht vergadert vrijdags (vijf keer per jaar). 
-    Je kan overzicht houden, bent hands-on ingesteld en kan goed organiseren;
-    Je hebt een servicegerichte werkhouding, bent representatief, klantgericht en discreet;  
-    Je hebt goede communicatieve vaardigheden en bent representatief in je optreden naar externe relaties; 
-    Je hebt een proactieve instelling, je kan zelfstandig maar ook goed in een team werken;
-    Je beschikt aantoonbaar over coachende capaciteiten en de sociale vaardigheden die nodig zijn voor het coördineren van een team;
-    Gezien het internationale karakter van onze organisatie is een goede beheersing van zowel het Nederlands als het Engels (mondeling en schriftelijk) noodzakelijk;
-    Je kan werken met de MS Office programmatuur en bent behendig met ICT-middelen; 
-    Je bent gerechtigd om in Nederland te werken;
-    Je bent bij voorkeur woonachtig in of in de omgeving van Den Haag. 

Save the Children voert een actief veiligheidsbeleid voor kinderen. Daarom vragen wij van kandidaten bereidheid tot naleving van onze gedragscode en medewerking bij het opvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag.

Wij bieden:
De mogelijkheid om je in te zetten voor miljoenen kinderen wereldwijd! Je bent onderdeel van een internationaal netwerk en komt binnen in een periode waar groei en innovatie voorop staan. Samen met een grote groep enthousiaste collega’s krijg je de kans om prachtige resultaten neer te zetten en tegelijkertijd jezelf verder te ontwikkelen. 

De functie is voor 24 uur per week, voor een periode van 1 jaar, met uitzicht op verlenging bij gebleken geschiktheid. Wij bieden een salaris dat past binnen de goede doelensector, ingeschaald volgens salarisschaal 8 (minimaal €2605 en maximaal €3521, gebaseerd op een 38-urige werkweek). 

Informatie en solliciteren: 
Voor inhoudelijke vragen over deze functie kun je contact opnemen met Eva de Groot, Manager Interne Dienst. Telefoon: 070 701 2262.
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Sayonara Kartawirja, HR Advisor.
Telefoon 070 338 4448. 
Je belangstelling voor deze functie kun je uiterlijk 8 november 2020 kenbaar maken door het invullen van het sollicitatieformulier
Het opvragen van referenties kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Save the Children Nederland garandeert je dat we zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens. Wij gebruiken je persoonsgegevens uitsluitend voor het behandelen van deze sollicitatie. Na beëindiging van de sollicitatieprocedure zullen alle gegevens binnen 4 weken vernietigd worden, tenzij jij ons toestemming geeft om ze langer te bewaren.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Deel deze vacature via LinkedIn