Office Manager Facility

Ben je gepassioneerd over het werken bij een humanitaire organisatie die hulp biedt aan miljoenen kinderen in nood wereldwijd? Wil jij werken in een inspirerende omgeving waar je als Office Manager de mogelijkheid hebt om een bijdrage te leveren aan het effectief functioneren van het secretariaat? En ben jij iemand die collega’s graag ontzorgt en ondersteunt?

Wij zijn op zoek naar een:

Office manager facility (fulltime 38 uur) 

Functieomschrijving

Ben je gepassioneerd over het werken bij een humanitaire organisatie die hulp biedt aan miljoenen kinderen in nood wereldwijd? Wil jij werken in een inspirerende omgeving waar je als Office Manager de mogelijkheid hebt om een bijdrage te leveren aan het effectief functioneren van het secretariaat?
En ben jij iemand die collega’s graag ontzorgt en ondersteunt?

Wat ga je als office manager doen?

In deze rol ben je werkzaam op het Secretariaat en verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor. Je levert ondersteuning op secretarieel/administratief gebied en draagt zorg voor alle facilitaire zaken, zoals:

  • Alle voorkomende reguliere ondersteunende zaken, waaronder telefoon-, post- en emailbehandeling en agendabeheer van directie. Ook werk je samen aan een goed lopende receptie.
  • Zorgen voor een fijne, stimulerende en efficiĆ«nt te gebruiken werkomgeving. Jouw collega’s zijn soms best gehaast en werken heel doelgericht, het is dan fijn als alles in orde is en dat bijv. de vaatwasser al is geleegd.
  • Bijhouden van de kantoorruimten- en voorzieningen, je zorgt er bijv. voor dat de kantoorruimtes en vergaderzalen netjes zijn en blijven en dat de benodigde apparatuur aanwezig is.
  • Zicht houden op en organiseren van bijeenkomsten en evenementen. Om dit zo goed mogelijk te doen stem je natuurlijk goed af met de inhoudelijk verantwoordelijke collega’s.
  • Je notuleert de tweewekelijkse (management)vergaderingen/besprekingen, stelt een actie- en besluitenlijst op en volgt deze proactief op. Hierdoor ben je goed op de hoogte van alle lopende zaken en ontwikkelingen.

Dit is een afwisselende en zelfstandige rol waarin je zelf richting geeft aan de uitvoering. Wel stem je regelmatig de voortgang van jouw werkzaamheden af met de directiesecretaris.
 

Functie eisen

Wat neem je mee?

  • Wij zijn op zoek naar een Office Manager op MBO+ niveau, bij voorkeur met een passende opleiding in office en/of facility management en minimaal 2 jaren ervaring in een soortgelijke functie.
  • Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
  • Je kunt goed overweg met MS Office, je bent sowieso handig met ICT-middelen.
  • Bij voorkeur woon je in de regio Den Haag en kom je met de fiets, trein, tram of bus.

Wie ben jij?

  • Je bent in staat om resultaat- en servicegericht te werken en hebt een ‘hands-on’ mentaliteit.
  • Je hebt een proactieve instelling, bent goed in staat zelfstandig te werken maar ook in teamverband, daarnaast ben je een kei in organiseren.
  • Je hebt goede communicatieve vaardigheden en je bent in staat om representatief en correct op te treden naar externe relaties uit alle windstreken en culturen.

Arbeidsvoorwaarden

Wat wordt geboden?

  • De mogelijkheid om indirect een bijdrage te leveren aan een beter leven voor miljoenen kinderen wereldwijd!
  • Deel uitmaken van een internationaal netwerk, je komt binnen in een periode waar groei en innovatie voorop staan.
  • Samen met een grote groep enthousiaste collega’s krijg je de kans om prachtige resultaten neer te zetten en tegelijkertijd jezelf verder te ontwikkelen.
  • Een fulltime functie voor 38 uur per week voor een periode van 1 jaar met uitzicht op verlenging.
  • Een salaris passend binnen de goede doelensector, ingeschaald volgens de salarisschalen van de Rijksoverheid (BBRA) gebaseerd op een 38-urige werkweek.
  • Taalvaardigheidtoets (NL + ENG) en een online persoonlijkheidsanalyse toets maakt deel uit van de procedure.

Save the Children voert een actief veiligheidsbeleid voor kinderen. Daarom vragen zij van kandidaten bereidheid tot naleving van de gedragscode en medewerking bij het opvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Tevens zullen er referenties worden ingewonnen.

Rechtstreeks contact opnemen met Save the Children wordt in deze fase van de werving niet op prijs gesteld. Sollicitaties worden rechtstreeks doorgestuurd naar The Office Managers, dus solliciteer direct via onderstaande button.

Interesse?
Solliciteren kan via The Office Managers.
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met The Office Managers op 030-8783118 van maandag t/m donderdag van 09.00 tot 21.00 uur en vrijdag tot 16.30 uur.